Исходящая корреспонденция это как судебные приставы

Письмо от приставов

Исходящая корреспонденция это как судебные приставы
Узнать задолженность у судебных приставов ФССП

Что делать, если пришло письмо от приставов, куда обратиться за помощью, – на эти и другие вопросы мы ответим в данной статье.

В соответствии с Гражданским Кодексом, действующим на территории Российской Федерации, должник обязан в течение 10 дней с момента получения копии судебного постановления погасить свою кредитную задолженность или опротестовать этот документ. В том случае, когда неплательщик никак не реагирует на уведомление из суда, представители Фемиды направляют соответствующее постановление в исполнительную службу.

Что делать должнику, если он получил письмо от судебных приставов?

Если заемщик не в состоянии выполнить взятые на себя кредитные обязательства, ему следует готовиться к суду.

Как правило, представители Фемиды, не становятся на сторону злостных неплательщиков, даже если у них для этого были веские причины.

После вынесения судебного решения в пользу кредитора, должники должны будут либо погасить в течение определенного срока задолженность по кредиту, либо передать приставам личное имущество для продажи.

3 способа получить бесплатную помощь опытных адвокатов

Какое оказывают воздействие судебные исполнители на неплательщиков?

Если существует судебное решение, к делу подключаются представители закона.

Приставы могут использовать различные методики, которые им помогут оказать воздействие на должников и заставить их выполнить взятые на себя обязательства по кредиту.

Если неплательщик начнет игнорировать судебных исполнителей и откажется идти с ними на контакт, они могут прийти к нему домой и описать все ценное имущество.

В соответствии с Федеральным законодательством России (№229) приставы обязаны в письменном виде предупреждать неплательщиков о предстоящем визите. Именно поэтому представители закона помимо телефонных звонков и смс-сообщений используют для оповещения письма, в которые вкладывают постановления о судебном производстве.

Если должнику пришло письмо от судебных приставов, то скорей всего с ним принесут и уведомление, в котором получатель должен поставить свою подпись и текущую дату. Приставы могут отправлять письма по следующим адресам:

  1. регистрации;
  2. фактического проживания;
  3. месту трудоустройства.

Некоторые неплательщики, получившие послание от представителей закона, впадают в панику, так как не знают, что им делать. Если они проигнорируют почтовое извещение, то вероятней всего исполнители не заставят себя ждать с визитом.

В каких случаях должник будет признан уведомленным о письме, даже если его не получал?

Если должник попытается уверить исполнителей в том, что он не получал от них письма, то этим он только усугубит ситуацию. Ставя на бланке уведомления свою подпись и дату, он подтверждает факт получения письма. Сознательная попытка дезинформации уверит приставов в нежелании неплательщика возвращать долг по кредиту.

Если должник не получал письмо от судебных приставов, Федеральным законом определяются случаи, при которых он будет считаться уведомленным о почтовом отправлении:

  1. неплательщик не явился в исполнительную службу в назначенное время, хотя факт получения письма официально подтверждается почтой;
  2. должник отказался от получения корреспонденции;
  3. письмо с вложением было передано под роспись домочадцам неплательщика;
  4. почтовое отправление было сделано на адрес неплательщика, который указан в постановлении суда, но из-за отсутствия на месте оно не было получено.

Из этого следует, что должник, решивший отказаться от получения корреспонденции, не сможет получить для себя никаких выгод. Ему не стоит делать вид, что он не получал письма, если оно было брошено в почтовый ящик и не сопровождалось уведомлением.

Какие вложения содержат в себе письма от судебных приставов?

Федеральным законодательством, действующим на территории России, регламентирован порядок проведения процедуры уведомления должников о начале против них производства. Судебные приставы могут делать следующие извещения:

  1. о наложении ареста на личное имущество неплательщика;
  2. о реализации арестованных ценностей;
  3. об отношении любых юридических действий с изъятым имуществом.

При составлении писем судебные приставы обязаны указывать в них следующую информацию: свои ФИО, адрес и точное наименование исполнительной службы, контактные телефоны, реквизиты для перечисления задолженности, личные данные должника, дату и время своего визита.

Что делать должнику после получения корреспонденции от приставов?

Когда в дом к должнику постучится курьер или почтальон, который принес с собой письмо от судебных исполнителей, ему не следует делать необдуманных поступков. В том случае, когда неплательщик полностью признает сумму своего долга, он должен в рекордно короткие сроки перечислить деньги кредитору и оплатить судебные издержки.

https://www.youtube.com/watch?v=zUem2JTUGcI

Когда у должника нет на руках всей суммы для погашения задолженности, он может в судебном порядке попросить об отсрочке. Для этого ему придется доказать свою неплатежеспособность (например, потерю работы, или болезнь близкого родственника) и подтвердить каждое слово документально.

Составляя исковое заявление, неплательщик должен кратко и емко описать обстоятельства, которые помешали ему рассчитаться с кредитором. К иску ему следует приложить собранные справки и передать пакет документации в суд по месту регистрации.

В процессе проведения судебного заседания представители Фемиды могут принять решение в пользу должника, и он получит от приставов новое постановление, в которое вложен обновленный график платежей.

После погашения задолженности должник должен лично обратиться в исполнительную службу и передать приставам платежные квитанции. Как только исполнители проведет сверку платежей, он должен выдать на руки посетителю постановление о прекращении против него производства.  

В том случае, когда должник не согласен с суммой выставленной задолженности, он должен в течение 10 дней с момента получения письма от приставов подать исковое заявление мировому судье. Иногда представители Фемиды идут навстречу должникам, которые смогут доказать необоснованность требований кредиторов и отменяют прежнее постановление.

Возможно вам будет интересно

Источник: https://advocate-service.ru/pristavy/pismo-ot-pristavov.html

Действия при получении письма от судебного пристава по кредитам

Исходящая корреспонденция это как судебные приставы

Если гражданин имеет серьезные долговые обязательства, он должен отдавать себе отчет, что государство имеет право вмешаться в его взаимоотношения с кредитором. В этом процессе может быть задействовано множество государственных структур.

Если пришло письмо от судебных приставов, как должен поступить получатель

Неуплата штрафов ГИБДД, укрывание алиментов, проигнорированные извещения о необходимости заплатить налоги в конечном итоге приведут гражданина к встрече с представителями силовых структур. В частности, дело придется иметь с работниками Службы Судебных Приставов.

Первым звеном в этой цепочки будет суд, который выносит решение по делу о взыскании задолженностей. Если оно будет положительным, то существует несколько вариантов дальнейшего развития событий. Одним из них будет отправка исполнительного листа по делу в ССП. А там уже на основании документа принимается решение о возбуждении исполнительного производства относительно ответчика.

Но возможно идти к приставам и не придется. Существуют способы более спокойного урегулирования вопроса. Так, допустимо обратиться к работодателю должника (если дело о невыплаченных алиментах), и обязанности по взысканию тогда ложатся на его плечи.

Если приставы открыли дело, то не стоит игнорировать их попытки идти на контакт. Такое поведение может очень плачевно закончиться. Сотрудники ССП наделены обширным количеством полномочий. Укрывание от них может закончиться описанием и продажей имущества.

Однако судебные приставы, прежде чем переступить порог дома, в котором проживает неплательщик, обязаны предупредить о предстоящем визите. С этой целью могут быть использованы телефонные звонки, СМС оповещения, уведомление, отправленное на электронный адрес. Но главное – они обязаны прислать ему письмо, в которое должна быть вложена копия постановления о начале исполнительного производства.

Должнику, в отношении которого начато разбирательство судебными приставами, должно быть вручено уведомление об этом

Как должны уведомлять о письме

Послание из ССП может принести сотрудник службы или оно отправляется по почте как заказное. К нему же прилагается специальное уведомление, в котором получатель обязан проставить свою подпись.

Если приставы не располагают точными координатами нахождения ответчика, то они могут направить письмо сразу по трем направлениям:

  • По месту постоянной или временной регистрации.
  • На работу ответчику.
  • По адресу фактического места жительства (если он известен).

Нередки случаи, когда должник уверяет, что искомое письмо до него просто не дошло. Закон строго устанавливает, в каких случаях лицо считается получившим уведомление:

  • Если корреспонденция была вручена под роспись родственникам ответчика.
  • В случаях, когда неплательщик сам отказался от вручения ему письма.
  • Если факт получения зафиксирован в уведомлении, но сам получатель в назначенный срок для разбирательства в ССП не явился.
  • Когда письмо было отправлено по почте на адрес, указанный в постановлении суда, но ответчик на момент его прихода по указанному адресу не находился.

Однако если такое письмо просто опустили в почтовый ящик, не предъявив уведомления с требованием поставить подпись, то вызываемый гражданин имеет право со спокойной совестью его проигнорировать.

Письмо должно вручаться под роспись получателя

Полномочия судебных приставов

Самое большое заблуждение – это думать, что работники ФССП не имеют никаких особых полномочий относительно должников. На самом деле перечень их прав довольно обширен.

После открытия исполнительного производства неплатильщикам дается определенный срок, за который они могут добровольно погасить все образовавшиеся задолженности.

Например, при отсутствии выплат по транспортному налогу отводится 5 дней на их осуществление. Затем с квитанцией следует обратиться непосредственно к приставам.

Если действий со стороны должника не последовало, то работники Службы имеют право предпринять следующие шаги:

  • Наложить арест на имущество неплательщика.
  • Продать арестованные вещи на аукционе.
  • Проводить прочие действия, предусмотренные законом с арестованным имуществом.
  • Наложить запрет на выезд за границу.

Существует довольно обширный перечень вещей, которые приставы изымать не имеют права. К ним относятся:

  • Жилье, принадлежащее ответчику, если оно является единственным для его семьи. Также не в компетенции приставов приостанавливать подачу коммунальных услуг, даже если существует задолженность по квартплате.
  • Предметы первой необходимости.
  • Личная одежда и обувь.
  • Вещи, которые необходимы ответчику для осуществления его трудовой и/или коммерческой деятельности. Т.е. если гражданин докажет, что на жизнь он зарабатывает извозом, то отнять автомобиль у него никто не имеет права.
  • Аппараты, необходимые для нормальной жизнедеятельности лиц с ограниченными возможностями (инвалидные коляски и пр.).
  • Животные из личного подворья, если они не служат для получения прибыли.

Кроме вышеперечисленных действий, приставы могут обратиться к лицам, выступавшим в качестве поручителей при оформлении кредитного договора. С них тоже разрешено взыскать определенный процент долга.

Игнорирование требований по выплате задолженностей может привести к конфискации имущества

Письмо от приставов

Вся корреспонденция из ССП составляется согласно строго установленным правилам. Так, письмо должно в обязательном порядке содержать в себе следующую информацию:

  • Наименование Службы и точный адрес нахождения отдела.
  • ФИО судебного исполнителя, в чьем ведении находится дело ответчика, а также его координаты для связи.
  • Суть основной претензии.
  • Сведения о вынесенном судебном решении.
  • Реквизиты, по которым должник может оплатить имеющуюся задолженность.

Также в отправление приставы могут вложить следующие извещения:

  • О возможном аресте имущества должника.
  • О реализации уже арестованных вещей ответчика.
  • О прочих действиях с имуществом ответчика (например, удержание в качестве залога).

Образец такого письма всегда можно посмотреть на официальном сайте судебных приставов. Кроме того, во вложении обязательно должна присутствовать копия приказа об открытии дела в ССП.

Граждане, имеющие какие-либо задолженности и столкнувшиеся с судебными приставами, должны понимать, что нести ответственность придется все равно. Поэтому в данной ситуации лучшее, что можно сделать – это без проволочек заплатить все необходимые суммы.

О действиях при получении письма от приставов будет рассказано в видео:

Источник: https://MoyDolg.com/pristavy/obshhie-voprosy-2/dejstvija-pri-poluchenii-pisma-po-kreditu.html

Извещения и вызовы в исполнительном производстве

Исходящая корреспонденция это как судебные приставы

Привет всем! Надеюсь, вам не скучно читать мою новую рубрику. Хотя, даже если скучно, поверьте, Вам это нужно. Если вдруг у Вас возникнет необходимость участия в исполнительном производстве, неважно на стороне должника или на стороне взыскателя, мой материал позволит Вам разобраться что к чему.

В сегодняшней статье я расскажу Вам, пожалуй, о самом спорном элементе исполнительного производства. Речь пойдет об извещениях и вызовах в исполнительном производстве, конкретнее:

  • о способах доставки повесток и извещений;
  • о вручении повесток;
  • о смене адреса должника во время ведения производства;
  • о последствиях отказа от принятия повесток;
  • и, конечно же, я отвечу на вопрос о том, что происходит если не являться к судебному приставу за получением повесток и других документов.

Как видите, тема очень актуальная, и поскольку многие должники на первых этапах исполнительного производства допускают массу ошибок, которые имеют далеко идущие негативные последствия:

  • игнорируют судебных приставов;
  • отказываются получать корреспонденцию на почте;
  • не открывают дверь для вручения повесток;
  • не являются в службу судебных приставов по вызову.

Тем самым, они совершают первую, и, наверное, самою большую ошибку, которую потом сложно исправить.

Всегда всем своим клиентам говорю, даже настоятельно рекомендую: с судебным приставом, который ведет Ваше производство, нужно держать постоянный контакт, который позволит найти общий язык, и тогда совместными усилиями, путем переговоров Вы сможете найти наименее болезненные пути решения проблем, и урегулировать вопросы задолженности с минимальными потерями.

Извещения и вызовы судебных приставов

Теперь я обобщил всю свою работу с должниками, с клиентами, и расскажу Вам поэтапно как и что нужно делать, как получать повестки и так далее. Начнем с извещений и вызовов.

Кстати, я буду писать преимущественно об исполнительном производстве с точки зрения должника, поскольку взыскателю здесь отведена несколько иная роль. Как правило, взыскатель самостоятельно навещает пристава лично, в телефонном режиме, либо путем почтовой переписки контролирует ход исполнительного производства.

По большому счету, роль взыскателя в исполнительном производстве заключается в трех основных действиях:

  • подать службу судебных приставов исполнительный лист;
  • предоставить приставу реквизиты своего расчетного счета для того, чтобы приставы могут перечислять на него денежные средства, полученные у должника;
  • на этапах исполнения (когда речь идет о реализации имущества должника), в случае, если торги будут признаны несостоявшимися, пристав обязан предложить имущество самому взыскателю в натуре. Взыскатель имеет право либо принять имущество в счет погашения долга либо отказаться от него.

В рамках исполнительного производства судебный пристав обязан и вправе:

  • известить должника о времени и месте совершения исполнительных действий либо мер принудительного исполнения;
  • вызвать должника к себе в отдел службы судебных приставов.

Вызывает должников пристав повесткой с уведомлением, причем, он может сделать это несколькими вариантами:

  • письмом с уведомление о вручении;
  • телефонограммой;
  • телеграммой;
  • через лица, которое изъявит согласие на получение повести за должника, в случае если самого должника дома не окажется.

Вместе с тем, у пристава достаточно обширные полномочия для исполнение судебных актов.

В случае, если судебный акт предписывает немедленное исполнение, пристав-исполнитель вправе совершить исполнительные действия либо принять меры принудительного исполнения без предварительного уведомления должника.

Единственное, что в этом случае он обязан в срок не позднее следующего рабочего дня после совершения этих действий должника все-таки уведомить. Ну, уже по факту, что он уже совершил такое-то действие.

Немедленное исполнение определений суда

Когда речь идет о наложение ареста на имущество, не всегда, но достаточно часто, суды выносят определение об обеспечении иска: о наложении ареста на имущество должника либо о запрете на совершение регистрационных действий.

И в большинстве случаев суд прописывает в определении такую фразу: настоящее определение подлежит немедленному исполнению. И вот тут интересно.

Несмотря на то, что судебное определение вступает в силу через 15 дней после вынесения, и может быть обжаловано в этот срок, пристав обязан сразу после получения такого определения приступить к его исполнению.

Должник изменил место жительства

Вы должны понимать, что все извещения, которые пристав обязан направлять должникам в рамках исполнительного производства, направляются по тем адресам, которые указаны в исполнительном документе.

Соответственно, если Ваши взыскатели, к примеру банк, при подаче искового заявления указали Ваши адреса, которые Вы сообщили банку при оформлении кредита, то, соответственно, и суд, и судебный пристав будут оперировать именно этими адресами.

Если Вы после возникновения просрочки вдруг сменили место жительства, а потом Вы не понимаете почему повестки, судебные решения и постановления пристава по вашему новому адресу не приходят — ответ прост. Да никто попросту Вашего нового адреса не знает. Проблема как раз в этом.

Еще один вариант. Если судебный пристав выяснил место работы должника, то такие повестки и извещения могут быть направлены по месту работы должника. Этот пункт был введен в статью в конце 2013 года. Да, кстати, я говорю о 24 статье Федерального закона.

Если интересно будет, посмотрите первоисточник. Это статья предусматривает как раз то, о чем я всегда говорю своим клиентам, а именно, должник обязан в письменной форме сообщить судебным приставам о своем местонахождении либо о смене своего места жительства.

Это нужно сделать для того, чтобы приставы направляли все свои извещения и повестки по нужному адресу, туда где должник будет их получать. Кроме того, сообщив новый адрес приставу, Вы имеете возможность перевести исполнительное производство в другой район или город или регион страны, туда, где Вы реально проживаете.

Важный момент. Если лицо уклоняется от явки к судебному приставу, в отношении такого лица может быть применен привод. Делается путем вынесения соответствующего постановления. Такое постановление судебный пристав исполнитель утверждает у старшего судебного пристава.

На самом деле, в практике я не встречал таких случаев когда бы приставы доставляли должников в отдел приводом. Я думаю, тут сказывается нехватка кадров, большая загруженность, крайне низкая заинтересованность в надлежащем исполнении судебных актов в предусмотренные законом сроки.

Но, тем не менее, такое положение вещей на руку должникам.

Вручение извещений и повесток должникам

Как происходит доставка повесток и извещений. Я думаю, здесь я не открою Америку. В том случае, если повестка или извещение доставляется должнику по почте, дата и время доставки повестки фиксируется на обратном уведомлении.

Понятно, что повестки и извещения от судебного пристава должны направляться должникам заказным письмом с уведомлением. На практике это происходит не всегда, достаточно часто приставы ограничиваются простыми письмами без обратного уведомления.

Опять же, если повестки доставляются каким-либо иным видом связи, в примеру телеграммой, то телеграмма тоже предполагает наличие обратного уведомления. По поводу телефонной связи сказать такого же не могу, потому что, получить какое-либо уведомление о телефонном разговоре достаточно проблематично.

Я не говорю уже про детализацию звонков и биллинг. Это технологии будущего применительно к исполнительному производству.

Каким образом происходит вручение повестки. Здесь также все предельно просто и понятно. При наличии гражданина-должника, повестка вручается ему лично, причем необходимо получить подпись этого гражданина на уведомлении, и это уведомление в дальнейшем хранится в материалах исполнительного производства.

В том случае, если должник не проживает по адресу, указанному в исполнительном документе, извещение направляется по месту жительства гражданина. Вы понимаете, что это место жительства гражданина еще необходимо установить.

Приставы делают это путем направления запроса в адресную службу, которая предоставляет информацию о месте регистрации должника.

По какому адресу зарегистрирован должник — опять же, это информация далеко не всегда имеется в адресном бюро. Тем не менее, с местом жительства должника связан еще один нюанс.

Судебный пристав либо иное лицо которому пристав получил доставить повестку, приходит по месту жительства должника, и если должника там не оказывается, но есть другие люди (супруг, родственники, сосед), то пристав имеет право вручить повестку или извещение тем людям, которые фактически находится по месту жительства должника. Единственное но, он вправе сделать это только с согласия человека, которому решил вручить повестку при отсутствии должника.

В случае, если проживающий по местонахождения должника человек принимает повестку и расписывается в ее получении, сам должник считается получившим повестку и уведомленным.

Если не хотите попасть в такую неприятную ситуацию, рекомендую предупредить своих сожителей о том, что, возможно, по этому адресу придут приставы и, возможно, будут пытаться вручить повестку тому, кого застанут дома.

Повторюсь, есть они повестку примут, это будет означать что сам должник ее принял. Я, конечно, с этим не совсем согласен, но против закона не попрешь.

Да имейте в виду, что получатель повестки за должника должен быть совершеннолетним.

Крайний вариант: если пришел пристав, но по месту жительства должника никого не обнаружил, либо если проживающие там люди отказались принять повестку вместо должника, пристав на повестке делает отметку о том что адресат с места жительства выбыл и либо указывает новое место нахождение должника, либо делает отметку что сведения о том, куда он выбыл, отсутствуют.

Смена адреса должника во время ведения производства

Что делать, если в ходе судебного производства у должника поменяется адрес. В случае если в ходе исполнительного производства должник сменил место жительства, то он обязан сообщить приставу об этом.

Если он этого не сделал, все повестки извещения посылаются по последнему известному месту жительства и должник, при этом, будет считаться извещенным даже если он там фактически не проживает и не находится.

Это статья 28 если что.

Наличие должника дома в момент визита пристава еще не гарантирует тот факт что должник согласится принять повестку.

Должник может не открыть дверь, может открыть дверь, но повестку в руки не взять и так далее. Достаточно часто встречающаяся ситуация.

В подобных случаях судебный пристав делает на повестке соответствующую отметку и такая повестка отправляется в материалы исполнительного производства.

Но, наверняка Вас больше интересует, какие последствия такое действие несет для должника. Тут к бабке не ходи, это, скорее, негативные последствия:

  • если адресат отказался от получения повестки, он все равно считается извещенным надлежащим образом;
  • должник получил почтовое извещение о том что на почте его ждет заказное письмо, вероятнее всего с повесткой от судебного пристава, но на почту за получением письма он не явился. В этом случае должник также считается извещенным, потому что неявка на почту это уже его проблемы;
  • о чем я говорил при смене места жительства. Если повестка направлена по последнему известному месту жительства, но должник там не проживает, считается, что должник нарушил свою обязанность информировать пристава.

Кстати, эта же норма предполагает возможность уведомления должников по электронной почте. Но, пристав ведь должен, как минимум, знать адрес электронной почты должника.

В марте 2015 года в эту статью, конкретнее в пункт 2 части 4 статьи 29 были внесены изменения, согласно которым, должник считается извещенным, если пристав направил ему повестку или извещение в форме электронного документа, подписанного квалифицированной цифровой подписью. Повторюсь, для этого для этого судебный пристав должен знать как минимум адрес электронной почты и у него должно быть подтверждение, что этот адрес принадлежит именно должнику а не кому-либо еще. Я пока не представляю как они будут это отслеживать.

Вот такая сегодня получилась статья.

Я думаю, Вы найдете здесь ответы на многочисленные вопросы типа: «Почему пристав пришел домой описывать имущество, если ранее я не получил никаких повесток?», «Почему пристав пришел описывать имущество по адресу, по которому я больше не живу?», «Я отказался от получения повестки, но пристав все равно пришел и описал имущество?», «Как обжаловать его действия?» и так далее.

Вы узнали наконец-то, как именно пристав доставляет повестки, в каких случаях повестка считается полученной, а должник и уведомленным о том или ином событии. На сегодня это все, завтра поговорим о возбуждении исполнительного производства.

Источник: http://projectzakon.ru/izveshheniya-i-vyzovy-v-ispolnitelnom-proizvodstve.html

Формируем и храним дела с перепиской организации

Исходящая корреспонденция это как судебные приставы

Любой секретарь знает, что письма делятся на две большие группы: входящие и исходящие. Эти два потока документов существуют в каждой организации. Порядок работы с документами может отличаться, но входящие и исходящие письма есть везде.

Где-то их набирается всего несколько единиц за год, а где-то на переписке строится бизнес, поэтому документов скапливается много тысяч. Дела с корреспонденцией, независимо от их количества, нужно формировать и хранить грамотно.

О том, как это делать, расскажем в статье.

В организациях, где за все делопроизводство отвечает помощник директора (как правило, в небольших) или канцелярия, дела с перепиской формируются и хранятся централизованно.

При децентрализованной системе делопроизводства эта работа ведется самостоятельно в каждом структурном подразделении.

Главное, чтобы в организации (или в каждом подразделении) был работник, ответственный за формирование и хранение дел с корреспонденцией.

Копии или оригиналы?

В делах с перепиской должны находиться только оригинальные экземпляры писем – как входящих, так и исходящих. Копии допустимо хранить только в так называемых составных делах, например в делах контрагентов.

При организации хранения исходящей корреспонденции очень важно знать, в каких случаях и для каких целей создается визовый экземпляр письма. Это экземпляр исходящего документа, имеющий такую же юридическую значимость, как и основной. Его назначение – остаться в организации, создавшей письмо, после того как его основной экземпляр будет отправлен адресату.

Необходимость создания визового экземпляра исходящего документа зависит от того, каким образом планируется доставлять письмо адресату:

• при доставке письма по электронной почте или по факсу визовый экземпляр не создается: после отправки факсимильной или скан-копии оригинал письма остается в организации и может быть помещен в дело;

• при доставке курьером или по почте отправляется основной экземпляр письма, а в дело помещается визовый экземпляр. В этом случае при подготовке письма нужно учитывать, что количество его экземпляров будет равно количеству адресатов плюс еще один – визовый – экземпляр.

Таким образом, неверно отправлять письмо по почте или курьером и при этом оставлять в организации только обычную его копию. В дело должен быть помещен равноценный экземпляр исходящего письма, то есть его визовый экземпляр.

Независимо от того, каким образом регистрируются письма в организации и каковы их маршруты, корреспонденция должна храниться в строго определенном месте: либо в приемной у секретаря генерального директора, либо в канцелярии, либо у ответственного за ведение делопроизводства в каждом структурном подразделении (но не у исполнителей!). В любом случае задачи ответственного за оперативное хранение писем – отслеживать их перемещение и собирать в делах с перепиской оригинальные экземпляры входящих и исходящих документов.

Письма нужно помещать в дела без промедления: исходящая корреспонденция подшивается сразу после отправки, а бумажные экземпляры входящих писем могут попадать в дела сразу же после регистрации.

Рассмотрим разные варианты обработки корреспонденции с точки зрения того, как секретарю (или другому ответственному за ведение делопроизводства) сохранить оригиналы документов у себя, чтобы вовремя поместить их в дела.

Оперативное хранение входящих документов

При регистрации документов в СЭД. В организациях, практикующих электронный документооборот, письма остаются в службе делопроизводства или у секретаря, который их регистрирует.

Фактически сразу после сканирования документа и помещения его электронной копии в базу данных бумажный оригинал становится ненужным. В подавляющем большинстве случаев для вынесения резолюции, направления

и выполнения задания электронной копии поступившего документа более чем достаточно. Бумажный оригинал сразу после регистрации может быть помещен в дело на оперативное хранение. В исключительных случаях, если руководитель или исполнитель потребует оригинал входящего документа, его можно предоставить по запросу.

При регистрации документов в электронных журналах или в бумажных книгах учета.

Если учет поступающих документов ведется традиционным способом, в бумажных журналах или в электронных табличных редакторах, то оставить у себя оригинал входящего письма секретарю вряд ли удастся.

Этот экземпляр отправится на рассмотрение к директору, а затем, с резолюцией, к исполнителю. В этих условиях письма могут вернуться к секретарю одним их трех способов.

Вариант 1: скан-копия письма с резолюцией направляется исполнителю, а оригинал подшивается в дело.

Вариант 2: бумажная копия письма с резолюцией передается исполнителю, а оригинал помещается в дело.

Вариант 3: исполнитель сам передает оригинал письма секретарю после завершения работы с ним.

Очевидно, что первый вариант – самый простой и быстрый: отсканировать документ и тут же отправить файл по почте займет несколько секунд. Второй тоже достаточно удобен, хотя и потребует чуть больше времени.

А вот третий связан с определенным риском: если оборот писем в организации большой, на несколько сознательных работников всегда найдется один, который забудет или не захочет передать секретарю письмо, а то и вовсе потеряет его.

Оперативное хранение исходящих документов

При регистрации документов в СЭД. С исходящими документами обратная ситуация: ответственному за хранение переписки сложнее получить оригиналы исходящих документов, если исполнители сами регистрируют их в СЭД. На коллег возлагается обязанность передавать в службу делопроизводства подготовленные и отправленные ими письма.

Но даже если культура обращения с документами в организации находится на высоком уровне, секретарю нужно наладить взаимодействие с коллегами так, чтобы вовремя получать от них оригиналы исходящих документов и помещать их в дела с перепиской.

Идеально, если передача писем на хранение будет максимально естественной и не потребует от исполнителей дополнительных действий, например:

•если готовится визовый экземпляр исходящего письма, то секретарю следует забирать его для хранения, как только директор проставит на нем свою подпись, а исполнителю выдавать только основной экземпляр для отправки;

•если отправкой документов по всем каналам связи занимается секретарь или работник службы делопроизводства, то сразу после передачи письма по электронным каналам он подшивает его бумажный оригинал в дело, не возвращая исполнителю; при этом он не принимает для отправки по почте или доставки курьером письма без визового экземпляра;

•секретарь (делопроизводитель) еженедельно проверяет по журналу регистрации исходящих писем, есть ли в делах оригинальные или визовые экземпляры всех исходящих документов, и если каких-то писем не обнаружится, немедленно запрашивает их у исполнителя.

И с этим не нужно тянуть: чем позже будет сделан запрос, тем меньше вероятность, что исполнитель найдет это письмо в своих бумагах.

При регистрации документов в электронных журналах или в бумажных книгах учета.

Если регистрацией исходящих занимается секретарь, то получить визовые экземпляры исходящих писем проще простого.

Нужно только следить за тем, чтобы исполнители передавали письма для помещения в дела сразу после того, как они оправлены по электронным каналам связи.

Электронная переписка

Фактически организации практикуют три варианта ведения электронной переписки. При этом с юридической точки зрения безоговорочно признается только один из них: обмен документами, подписанными электронными цифровыми подписями должностных лиц.

Организации обязательно заключают соглашение, в котором оговаривается возможность обмена такими электронными письмами. Как правило, это один из пунктов договора между организациями. Только такая переписка имеет юридическую силу, и в случае серьезных разногласий между организациями эти электронные документы могут быть представлены суду в качестве доказательств.

На втором месте в этом «рейтинге достоверности» – отправка по электронной почте скан-копий бумажных писем.

Как правило, сначала оперативно высылается такая копия, а затем отправляется оригинальный экземпляр. Это позволяет исполнителю начать работу с документом еще до момента получения его бумажного оригинала.

И наконец, переписка, которая представляет собой обмен электронными сообщениями по электронной почте.

Доказать в этом случае факт получения или отправки корреспонденции практически невозможно: изменить текущую дату на компьютере и, следовательно, в почтовой программе либо «почистить» списки отправленных или полученных писем может любой пользователь.

Работники двух организаций могут обмениваться электронными письмами, обсуждая какие-то рабочие вопросы, но когда нужно довести до сведения собеседника особо важную информацию или сделать официальный запрос, готовится полноценное деловое письмо.

Чтобы хранить ту часть переписки организации, которая представлена в электронном виде, не нужно делать распечатки. Это равносильно хранению ксерокопий документов при «живых» оригиналах. В целом правила хранения электронных документов такие же, как и для бумажных, но имеют некоторые особенности:

•в номенклатуре дел ставится отметка о том, что дело электронное;

•после закрытия дела электронные документы записываются на внешний носитель информации; если срок хранения дела составляет 10 и более лет, то документ записывается в двух экземплярах: на основном и рабочем носителях;

•хранить электронные документы рекомендуется в неизменяемом формате PDF, а организациям, являющимся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, – в формате PDF/A;

•не реже одного раза в 5 лет нужно контролировать состояние носителей и качества воспроизведения записанной на них информации.

Хранение сопроводительных писем и приложений к ним

Многие письма, поступающие в организацию и отправляемые из нее, являются сопроводительными. То есть адресат будет работать именно с приложениями, а письмо

«сопровождает» их и играет роль своего рода описи: отправитель оформляет его для того, чтобы задокументировать факт отправки этих приложений, а получатель, принимая письмо, подтверждает их получение.

Хранятся сопроводительные письма отдельно от прилагаемых документов. Срок хранения этих писем обычно не превышает стандартных 5 лет – гораздо более важно сохранить приложение, а не сопровождавшее его когда-то письмо.

Формирование дел с перепиской: правило «запрос – ответ»

Внутри дела письма могут располагаться как в алфавитном порядке по наименованиям контрагентов (от ООО «Амелия» к ООО «Янтарь»), так и в хронологическом порядке начиная с первого рабочего дня года.

Но всегда при этом будет соблюдаться принцип «запрос – ответ», когда сначала подшивается письмо-запрос, а сразу за ним – ответ на этот запрос.

Дата поступления ответа и то, какое из этих писем является входящим, а какое исходящим, значения не имеет – соблюдается только хронология запросов.

Между прочим, в описи совершенно не запрещено выделять цветом пакеты документов, посвященных одному вопросу. Особенно полезно это делать в описях дел, в один том которых входит множество разных документов.

Приведем в качестве примера внутреннюю опись дела «Претензии контрагентов» (Пример 1).

 Преимущества такого расположения документов в деле очевидны: вся переписка по каждому конкретному опросу находится в одном месте. В случае необходимости не нужно долго и мучительно собирать ее по папкам «Входящие» и «Исходящие» – количество таких папок в крупных организациях может исчисляться десятками за год.

Дела с перепиской в номенклатуре дел

При составлении номенклатуры дел переписка организации включается в нее наряду со всеми остальными документами.

В какой ее раздел (разделы) помещать переписку, зависит от того, какой порядок регистрации и хранения переписки существует в организации.

Напомним, что переписка может храниться централизованно – в канцелярии, службе делопроизводства или у секретаря генерального директора (если организация небольшая) или в подразделениях – у секретаря или ответственного за делопроизводство в отделе.

В первом случае все дела с перепиской попадут в раздел «Канцелярия» («Служба делопроизводства» или «Руководство», если документами занимается секретарь директора). При втором варианте в номенклатурах дел структурных подразделений будут собственные разделы для дел с перепиской.

Большая ошибка формировать дела с перепиской, разделяя их только на входящие и исходящие. Чем больше писем пишет и получает организация, тем скорее нужно избавляться от этой привычки, а лучше вообще с самого начала формировать дела с перепиской по принципу «запрос – ответ».

В номенклатуре не должно быть дел с названиями «Входящая корреспонденция» и «Исходящая корреспонденция».

Дела с корреспонденцией можно формировать:

•по контрагентам, например:

– Переписка с ООО «Мелодия»;

– Переписка с АО «Ресурсы России»;

•по тематике писем, например:

– Претензии, переписка по вопросам оказания услуг.

Можно и комбинировать эти два способа, например:

•Переписка с АО «Ресурсы России» по вопросам оказания услуг;

•Оперативные заявки от АО «Ресурсы России».

Традиционно в номенклатуре заголовки дел с перепиской

помещаются группой с указанием сроков хранения:

•по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее – Перечень 2010);

Источник: https://www.profiz.ru/sr/4_2017/dela_s_perepiskoj/

Юр-консультант online
Добавить комментарий